Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018, est désormais incontournable pour toutes les entreprises opérant au sein de l’Union Européenne. Cette nouvelle réglementation renforce la protection des données personnelles des citoyens européens et impose de nouvelles obligations aux organisations qui collectent, traitent et stockent ces données. Adopter un ton informatif et expert, cet article a pour objectif d’éclairer les professionnels sur les principales dispositions du RGPD et de les aider à s’y conformer.
Les objectifs du RGPD
Le RGPD vise à harmoniser la législation en matière de protection des données au sein de l’Union Européenne, tout en garantissant aux citoyens un meilleur contrôle sur leurs données personnelles. Les principaux objectifs du RGPD sont :
- Renforcer les droits des personnes concernées, notamment en leur accordant un droit d’accès, de rectification et d’effacement de leurs données personnelles ;
- Simplifier les règles pour les entreprises et favoriser leur expansion dans le marché unique numérique européen ;
- Assurer une application cohérente et efficace de la réglementation à travers toute l’Union Européenne.
Les principes fondamentaux du RGPD
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent respecter un certain nombre de principes fondamentaux en matière de protection des données :
- La licéité : le traitement des données personnelles doit être réalisé sur la base du consentement de la personne concernée, ou pour l’exécution d’un contrat, pour se conformer à une obligation légale, pour protéger les intérêts vitaux de la personne concernée, pour l’exécution d’une mission d’intérêt public ou pour les intérêts légitimes du responsable du traitement ;
- La limitation des finalités : les données doivent être collectées et traitées uniquement pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes ;
- L’exactitude : les données collectées et traitées doivent être exactes et mises à jour si nécessaire ;
- La minimisation des données : seules les données strictement nécessaires au regard de la finalité du traitement peuvent être collectées et traitées ;
- La limitation de la conservation : les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité du traitement ;
- L’intégrité et la confidentialité : les responsables du traitement doivent assurer la sécurité et la confidentialité des données collectées et traitées.
Les obligations des entreprises en matière de RGPD
Afin de se conformer aux principes énoncés ci-dessus, les entreprises sont tenues de mettre en œuvre diverses mesures :
- La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) : dans certains cas, notamment pour les organismes publics et les entreprises dont l’activité principale consiste en un traitement de données à grande échelle, la nomination d’un DPO est obligatoire. Le DPO est chargé de veiller à la conformité du traitement des données au RGPD et de conseiller l’entreprise sur les mesures à mettre en place ;
- L’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) : lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, une AIPD doit être réalisée afin d’évaluer ce risque et de déterminer les mesures adéquates pour le réduire ;
- La notification des violations de données personnelles : en cas de violation de données susceptibles de créer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, le responsable du traitement doit notifier cette violation à l’autorité compétente (en France, la CNIL) dans un délai maximum de 72 heures ;
- La tenue d’un registre des activités de traitement : les entreprises doivent tenir un registre documentant l’ensemble des traitements de données personnelles qu’ils effectuent, ainsi que leurs finalités, leur base légale et leur durée de conservation.
Les sanctions encourues en cas de non-conformité au RGPD
Le RGPD prévoit des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise en cas de non-conformité. Le montant de l’amende dépendra de la gravité de la violation, des mesures prises par l’entreprise pour se conformer au RGPD et des circonstances entourant la violation.
En outre, les personnes concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente (en France, la CNIL) si elles estiment que leurs droits en matière de protection des données ont été violés. Elles peuvent également demander réparation devant les tribunaux pour le préjudice subi.
Les étapes à suivre pour se mettre en conformité avec le RGPD
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent notamment :
- Sensibiliser leurs collaborateurs à l’importance de la protection des données personnelles et aux nouvelles obligations imposées par le RGPD ;
- Mettre à jour leur documentation interne, notamment leur politique de confidentialité, pour refléter les nouvelles exigences du RGPD ;
- Identifier les traitements de données personnelles qu’ils effectuent et vérifier qu’ils respectent les principes fondamentaux du RGPD ;
- Mettre en place des procédures internes pour répondre aux demandes des personnes concernées (droit d’accès, rectification, effacement, etc.) ;
- Assurer la sécurité des données personnelles traitées en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement, pseudonymisation, sauvegarde, etc.).
Le RGPD constitue un enjeu majeur pour les entreprises, qui se doivent de respecter scrupuleusement cette réglementation afin d’éviter des sanctions financières et préserver leur réputation. Les professionnels sont donc invités à prendre les mesures nécessaires pour se conformer au RGPD et garantir ainsi une protection optimale des données personnelles qu’ils traitent.